In Deutschland ist das Ehrenamt mehr als bloß ein gesellschaftliches Engagement – es ist ein wirtschaftlich relevanter Pfeiler des Gemeinwesens. Millionen Menschen leisten jährlich Milliarden Stunden unbezahlter Arbeit in Vereinen, Kirchen, sozialen Einrichtungen und öffentlichen Institutionen. Der Staat honoriert diese freiwillige Tätigkeit mit steuerlichen Erleichterungen. Zwei zentrale Instrumente sind dabei die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) und die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG). Beide ermöglichen es, eine finanzielle Aufwandsentschädigung bis zu einer bestimmten Höhe steuerfrei zu vereinnahmen. Doch während diese Regelungen auf den ersten Blick unkompliziert erscheinen, zeigt sich bei genauerem Hinsehen: Die rechtliche und steuerliche Handhabung ist differenziert, insbesondere dann, wenn beide Pauschalen kombiniert in Anspruch genommen werden sollen.
Die gesetzliche Grundlage: Ehrenamtspauschale versus Übungsleiterpauschale
Die Übungsleiterpauschale richtet sich an Personen, die im Rahmen eines nebenberuflichen Engagements pädagogische, betreuende oder pflegerische Aufgaben übernehmen. Typische Beispiele sind Trainer im Sportverein, Leiter von Jugendgruppen oder Betreuer in sozialen Projekten. Die steuerfreie Vergütung ist auf bis zu 3.000 Euro jährlich (Stand 2025) begrenzt. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Einrichtung erfolgt und dass sie nicht hauptberuflich ausgeübt wird.
Die Ehrenamtspauschale hingegen umfasst alle anderen nebenberuflichen Tätigkeiten im ideellen Bereich, die nicht unter die Übungsleiterregelung fallen. Dazu zählen organisatorische, verwaltende oder unterstützende Aufgaben, etwa als Kassenwart, Vorstandsmitglied oder Platzwart. Hier liegt der steuerfreie Höchstbetrag bei 840 Euro jährlich. Auch für die Ehrenamtspauschale gilt: Sie wird nur für Tätigkeiten im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Organisation gewährt und setzt ein nebenberufliches Engagement voraus.
Die Unterscheidung ist nicht bloß theoretischer Natur. Wer beispielsweise als Trainer sowohl Sporteinheiten durchführt als auch gleichzeitig die Mitgliederverwaltung übernimmt, muss genau prüfen, welcher Teil der Tätigkeit welcher Pauschale zugeordnet werden kann – sofern beide steuerlichen Vergünstigungen genutzt werden sollen.
Kombinationsmöglichkeit: Zwei Tätigkeiten, zwei Vergütungen
Grundsätzlich erlaubt der Gesetzgeber die Kombination beider Pauschalen – unter einer zentralen Bedingung: Die jeweiligen Tätigkeiten müssen inhaltlich eindeutig voneinander abgrenzbar und getrennt vergütet sein. Diese Trennung ist nicht nur in der Praxis, sondern auch rechtlich zwingend notwendig. Denn sobald eine inhaltliche oder vertragliche Vermischung vorliegt, droht die steuerliche Privilegierung zu entfallen.
Ein zulässiges Beispiel: Eine Person ist im örtlichen Sportverein als Jugendtrainer aktiv und erhält hierfür 3.000 Euro im Jahr (Übungsleiterpauschale). Zusätzlich übernimmt dieselbe Person die Pflege der Sportanlage sowie die Koordination von Vereinsveranstaltungen – Aufgaben, die unter die Ehrenamtspauschale fallen – und erhält dafür weitere 840 Euro im Jahr. Sofern beide Tätigkeiten in getrennten Vereinbarungen festgehalten und die Zahlungen separat ausgewiesen werden, ist die kombinierte Steuerfreiheit möglich. Die Gesamtsumme von 3.840 Euro jährlich bleibt in diesem Fall steuerfrei.
Ein unzulässiges Beispiel: Eine Person wird für eine Tätigkeit im Sportverein pauschal mit 4.000 Euro vergütet, ohne dass klar dokumentiert ist, welcher Anteil auf welche Aufgabe entfällt. Selbst wenn die Tätigkeit anteilig auf beide Bereiche zutreffen könnte, fehlt es hier an der geforderten Transparenz und Trennung – mit der Folge, dass die gesamte Zahlung steuerpflichtig werden kann.
Typische Fehlerquellen und ihre Konsequenzen
In der Praxis scheitert die Kombination beider Pauschalen häufig an formalen Mängeln. Besonders problematisch sind:
- Unklare Tätigkeitsbeschreibungen in Verträgen oder Vereinbarungen
- Pauschale Vergütungen ohne Aufschlüsselung der Leistungen
- Fehlende Trennung von Zahlungsvorgängen (eine Überweisung, ein Sammelbeleg)
- Nicht dokumentierte zeitliche Abgrenzung der Tätigkeiten
Die Folge solcher Versäumnisse kann gravierend sein. Nicht nur kann die steuerfreie Behandlung der Beträge versagt werden – in schwerwiegenden Fällen drohen Steuernachforderungen, Zinszahlungen und im Fall von Vereinen Gefährdungen der Gemeinnützigkeit. Letzteres kann insbesondere dann eintreten, wenn der Verein regelmäßig gegen steuerliche Vorgaben verstößt und damit den Eindruck erweckt, die Mittelverwendung entspreche nicht dem gemeinnützigen Zweck.
Dokumentation, Kommunikation und Handlungsempfehlungen
Die sorgfältige Vertragsgestaltung ist der Schlüssel zur rechtskonformen Anwendung beider Pauschalen. Organisationen sollten daher darauf achten, für jede Tätigkeit eine separate schriftliche Vereinbarung mit einer konkreten Aufgabenbeschreibung zu erstellen. Die Vergütungen sollten getrennt ausgezahlt werden – idealerweise mit unterschiedlichen Zahlungsreferenzen – und die Tätigkeitsnachweise regelmäßig aktualisiert und archiviert werden.
Ehrenamtlich Tätigen ist zu raten, sich vorab über die steuerlichen Rahmenbedingungen zu informieren und im Zweifel eine Steuerberatung in Anspruch zu nehmen. Besonders bei regelmäßigen oder umfangreicheren Tätigkeiten empfiehlt sich die Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Auch für Vereine und Trägerorganisationen ist ein gewisses Maß an Professionalisierung unabdingbar. Schulungen für Vorstand und Verwaltung, Vorlagen für Verträge und Tätigkeitsnachweise sowie ein strukturierter Umgang mit der Buchhaltung sind nicht nur empfehlenswert, sondern im Hinblick auf die Gemeinnützigkeit geboten.
Fazit: Steuerliche Gestaltung mit Verantwortung
Die Kombination von Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale ist ein sinnvolles Instrument zur Würdigung bürgerschaftlichen Engagements. Sie ermöglicht es, verschiedene Formen ehrenamtlicher Arbeit steuerlich zu entlasten, ohne dass diese in ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis überführt werden müssen. Doch dieser steuerliche Vorteil geht mit einer klaren Verantwortung für rechtssichere Umsetzung einher. Wer die Spielräume nutzen möchte, muss sich an die Spielregeln halten – dokumentieren, trennen, nachweisen. Nur so kann das Ehrenamt auch auf steuerlicher Ebene den Stellenwert erhalten, den es in der Gesellschaft längst verdient hat.
