Seit dem 1. Oktober 2026 kann ein Führungszeugnis für private Zwecke nicht nur als gedruckte Urkunde, sondern wahlweise auch digital ausgestellt werden. Die Neuerung betrifft einen Nachweis, der häufig bei Bewerbungen, ehrenamtlichen Tätigkeiten oder der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen verlangt wird. Neu ist nicht die Online-Beantragung an sich: Diese war schon vorher möglich. Neu ist vielmehr, dass nun auch die Zustellung digital erfolgt. Statt auf den Brief mit dem grünen Spezialpapier zu warten, gelangt das Dokument als geschützte PDF-Datei in das Zentrale Bürgerpostfach der BundID.
Das klingt zunächst wie ein gewöhnlicher Dokumentendownload, ist technisch aber anspruchsvoller. Das digitale Führungszeugnis trägt ein qualifiziertes elektronisches Siegel und zusätzlich einen QR-Code als visuelles Digitalsiegel. Dadurch lässt sich sowohl die originale PDF-Datei als auch ein Ausdruck auf Echtheit und Unverändertheit prüfen. Gleichzeitig gelten nicht für jeden Verwendungszweck dieselben Abläufe. Ein Führungszeugnis zur direkten Vorlage bei einer Behörde wird weiterhin anders behandelt als ein Privatführungszeugnis, das einer Arbeitgeberin, einem Arbeitgeber oder einem Verein vorgelegt werden soll.
Der folgende Ratgeber beschreibt den amtlich bestätigten Stand vom 12. Oktober 2026. Er erklärt die Voraussetzungen, den Antrag, Kosten und Zustellung, die sichere Weitergabe sowie die Prüfung durch empfangende Stellen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Papierform, digitaler Ausgabe und behördlicher Direktübermittlung. Vor dem Antrag sollte deshalb geklärt sein, welche Art des Führungszeugnisses verlangt wird und ob die empfangende Stelle eine PDF-Datei, einen Ausdruck oder eine direkte Behördenübersendung erwartet.
Was ist ein digitales Führungszeugnis?
Ein Führungszeugnis ist eine Urkunde des Bundesamts für Justiz. Es bescheinigt, ob über eine Person bestimmte strafrechtliche Verurteilungen im Bundeszentralregister eingetragen und in das Führungszeugnis aufzunehmen sind. Umgangssprachlich wird häufig vom „polizeilichen Führungszeugnis“ gesprochen, obwohl das Dokument vom Bundesamt für Justiz ausgestellt wird. Die amtliche Informationsseite zum digitalen Führungszeugnis beschreibt die neue Ausgabe als PDF-Dokument, das an das Zentrale Bürgerpostfach des BundID-Kontos zugestellt wird.
Inhaltlich entsteht durch die digitale Form kein Führungszeugnis „zweiter Klasse“. Die Papierurkunde und die digitale Ausgabe dienen demselben Nachweiszweck, unterscheiden sich aber in Erscheinungsbild und Echtheitsprüfung. Das digitale Dokument besitzt einen weißen Hintergrund und einen QR-Code. Die Papierurkunde auf grünem Spezialpapier bleibt weiterhin erhältlich. Die Entscheidung für die digitale Form ist freiwillig.
Welche Arten von Führungszeugnissen gibt es?
Vor dem Antrag muss der Verwendungszweck feststehen. Das Bundesportal unterscheidet mehrere Arten von Führungszeugnissen. Für private Zwecke wird ein einfaches Privatführungszeugnis genutzt, etwa zur Vorlage bei einem Unternehmen. Ein erweitertes Führungszeugnis wird insbesondere verlangt, wenn eine Tätigkeit mit Kindern, Jugendlichen, pflegebedürftigen Personen oder Menschen mit Behinderungen verbunden ist. Dafür ist regelmäßig eine schriftliche Aufforderung der berechtigten Stelle nötig.
Privatführungszeugnis
Das Privatführungszeugnis wird an die antragstellende Person ausgegeben und anschließend selbst an die verlangende Stelle übermittelt. Genau für diesen Ablauf ist die digitale PDF-Ausgabe besonders praktisch. Die Datei kann aus dem BundID-Postfach gespeichert und der vorgesehenen Stelle digital oder als Ausdruck vorgelegt werden. Vor der Weitergabe sollte geklärt sein, welches Format akzeptiert wird.
Erweitertes Führungszeugnis
Ein erweitertes Führungszeugnis enthält für besonders sensible Tätigkeiten zusätzliche relevante Eintragungen. Der Antrag setzt eine schriftliche Bestätigung voraus, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für diese Form vorliegen. Dieses Schreiben muss beim Online-Antrag als Anlage bereitgestellt werden. Der Begriff „erweitert“ bedeutet nicht, dass sämtliche Registerdaten offengelegt werden; auch hier bestimmen die gesetzlichen Regeln des Bundeszentralregistergesetzes den Inhalt.
Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde
Ein Behördenführungszeugnis wird nicht wie ein Privatführungszeugnis zur freien Weitergabe an die antragstellende Person übermittelt. Es geht unmittelbar an die angegebene deutsche Behörde. Der digitale PDF-Versand in das eigene BundID-Postfach ist daher nicht automatisch der richtige Weg, wenn beispielsweise eine Fahrerlaubnisbehörde den Nachweis verlangt. Maßgeblich ist die Aufforderung der Behörde.
Europäisches Führungszeugnis
Bei deutscher und zugleich weiterer EU-Staatsangehörigkeit oder bei alleiniger Staatsangehörigkeit eines anderen EU-Mitgliedstaats beziehungsweise des Vereinigten Königreichs kann ein Europäisches Führungszeugnis erforderlich sein. Dafür werden zusätzlich Informationen aus dem Strafregister des Herkunftsstaats angefragt. Das Bundesamt für Justiz weist darauf hin, dass die schnelle Regelbereitstellung nicht für Europäische Führungszeugnisse garantiert werden kann.
Welche Voraussetzungen gelten für den Online-Antrag?
Das digitale Führungszeugnis kann ausschließlich über das Online-Portal des Bundesamts für Justiz beantragt werden. Erforderlich sind ein gültiger Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion und PIN oder alternativ ein geeigneter elektronischer Aufenthaltstitel beziehungsweise eine eID-Karte. Hinzu kommen ein NFC-fähiges Smartphone, die notwendige Ausweissoftware, ein BundID-Konto und nach Angaben des Bundesamts für Justiz eine Kreditkarte zur Bezahlung. Für ein erweitertes Führungszeugnis muss die schriftliche Aufforderung als lesbare Anlage vorliegen.
Die offizielle Seite der AusweisApp nennt als technische Grundvoraussetzungen eine aktivierte Online-Ausweisfunktion, die sechsstellige PIN, die installierte App und ein NFC-fähiges Mobilgerät oder einen kompatiblen Kartenleser. Wer die PIN nicht kennt oder die Online-Ausweisfunktion nicht nutzen kann, sollte das Problem vor dem eigentlichen Antrag lösen. Ein abgebrochener Identitätsnachweis erzeugt noch kein gültiges Führungszeugnis.
Wie wird das digitale Führungszeugnis beantragt?
Der Antrag beginnt im Online-Portal des Bundesamts für Justiz. Suchmaschinenanzeigen oder ähnlich klingende gewerbliche Seiten sind keine notwendige Zwischenstation. Das amtliche Portal führt durch Identifizierung, Auswahl des Dokumenttyps, Angaben zum Verwendungszweck, mögliche Anlagen und Bezahlung.
Schritt 1: Verwendungszweck vorab klären
Zuerst wird geklärt, ob ein einfaches, erweitertes, europäisches oder zur Behördenvorlage bestimmtes Führungszeugnis verlangt wird. Diese Unterscheidung verhindert einen häufigen Fehler: Ein privat zugestelltes Dokument hilft nicht, wenn die anfordernde Behörde eine unmittelbare Übersendung erwartet. Umgekehrt kann eine Direktübermittlung an eine Behörde für eine Bewerbung ungeeignet sein.
Schritt 2: Online-Identifizierung durchführen
Im Portal werden die Ausweisdaten über die Online-Ausweisfunktion ausgelesen. Das NFC-fähige Smartphone oder der Kartenleser stellt die Verbindung zum Ausweisdokument her; die PIN bestätigt den Zugriff. Dieses Verfahren übermittelt nicht einfach ein Foto des Ausweises, sondern nutzt die elektronische Identität. Ein ähnliches Prinzip sicherer digitaler Nachweise spielt auch beim digitalen Fahrzeugschein in der i-Kfz-App eine Rolle, obwohl die zuständigen Dienste und Dokumenttypen verschieden sind.
Schritt 3: BundID-Postfach einrichten oder auswählen
Die PDF-Datei wird nicht als gewöhnlicher E-Mail-Anhang verschickt. Ziel ist das Zentrale Bürgerpostfach bei der BundID. Ein BundID-Konto kann laut Bundesamt für Justiz im Verlauf der Beantragung erstellt werden. Die amtliche BundID-Seite dient als Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen und zum geschützten Nachrichtenaustausch. Für die Zustellung muss der Zugang funktionsfähig sein; eine bloße E-Mail-Adresse ersetzt das Konto nicht.
Schritt 4: Angaben und Anlagen prüfen
Vor dem Absenden werden Name, Geburtsdaten, Anschrift, Art des Führungszeugnisses und Verwendungszweck kontrolliert. Bei einem erweiterten Führungszeugnis muss die Aufforderung der berechtigten Stelle vollständig und lesbar hochgeladen werden. Unklare oder unvollständige Angaben können eine Prüfung auslösen und die Bearbeitungszeit verlängern.
Schritt 5: Gebühr bezahlen und Antrag absenden
Die Gebühr beträgt nach dem Stand vom 12. Oktober 2026 sowohl für die Papierform als auch für die digitale Variante 13 Euro. In bestimmten gesetzlich anerkannten Fällen kann eine Gebührenbefreiung möglich sein. Ein allgemeiner Wunsch nach kostenloser Ausstellung reicht dafür nicht aus; erforderliche Nachweise müssen mit dem Antrag eingereicht werden.
Wie schnell wird das PDF bereitgestellt?
Das Bundesamt für Justiz teilte am 6. Oktober 2026 mit, dass digitale Führungszeugnisse im Regelfall innerhalb von 30 Minuten zugestellt werden können. Die amtliche Mitteilung zum Start des Angebots nennt zugleich klare Ausnahmen: Bei einem Europäischen Führungszeugnis oder bei notwendigen Prüfungen kann die Bereitstellung länger dauern. „Im Regelfall“ ist deshalb keine garantierte Frist.
Bis zu diesem Zeitpunkt war die Beantragung zwar bereits online möglich, das Privatführungszeugnis kam aber per Brief. Die digitale Ausgabe verkürzt vor allem den Zustellweg. Wer einen Bewerbungstermin oder eine andere Frist einhalten muss, sollte trotzdem nicht bis zum letzten Tag warten. Technische Störungen, unvollständige Anlagen oder zusätzliche Prüfungen lassen sich nicht sicher ausschließen.
Wie lässt sich die Echtheit prüfen?
Die PDF-Datei ist doppelt geschützt. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel sichert das elektronische Original. Zusätzlich enthält das Dokument ein visuelles Digitalsiegel in Form eines QR-Codes. Die Verifizierungshinweise des Bundesamts für Justiz erklären, dass grundsätzlich die erfolgreiche Prüfung eines der beiden Siegel genügt.
Prüfung der PDF-Datei
Wird das Original elektronisch vorgelegt, kann ein gängiges PDF-Programm das qualifizierte elektronische Siegel prüfen. Dafür ist eine Internetverbindung nötig, weil die Vertrauensinformationen abgefragt werden. Eine erfolgreiche Signaturprüfung bestätigt, dass das Dokument vom angegebenen Aussteller stammt und seit der Ausstellung nicht verändert wurde. Ein bloßer Screenshot bietet diese technische Prüfmöglichkeit nicht und sollte das Original-PDF nicht ersetzen.
Prüfung eines Ausdrucks
Bei einem Papierausdruck wird der QR-Code mit der App „ZeSI mobile“ geprüft. Die App zeigt das Prüfergebnis und die im visuellen Digitalsiegel enthaltenen Daten an. Nach dem am 12. Oktober 2026 veröffentlichten Hinweis des Bundesamts für Justiz bestehen bei einzelnen Smartphone-Modellen noch Einschränkungen in der Verifizierungs-App. Das betrifft die Prüfung durch die empfangende Stelle, nicht automatisch die Gültigkeit des ausgestellten Dokuments.
Wie wird das Dokument sicher weitergegeben?
Ein Führungszeugnis enthält besonders sensible personenbezogene Informationen. Die Datei wird deshalb nur an die konkret berechtigte Stelle übermittelt und nicht vorsorglich in allgemein zugängliche Bewerbungsportale, ungeschützte Cloud-Ordner oder öffentliche Freigabelinks gelegt. Vor dem Versand wird geprüft, ob die Empfängeradresse stimmt und ob tatsächlich das Original-PDF benötigt wird.
Eine passwortgeschützte Übertragung oder das sichere Upload-Portal der empfangenden Stelle ist einer unverschlüsselten Rundmail vorzuziehen. Allgemeine Grundlagen erläutert der Beitrag zum Datenschutz im Internet. Für das digitale Führungszeugnis gilt zusätzlich: Bearbeiten, Zusammenführen oder erneutes „Drucken“ in eine andere PDF-Datei kann die elektronische Siegelprüfung beeinträchtigen. Deshalb bleibt die vom Bundesamt bereitgestellte Originaldatei unverändert.
Welche typischen Fehler führen zu Problemen?
Häufig wird die falsche Zeugnisart beantragt. Besonders die Unterschiede zwischen privater Vorlage, erweitertem Führungszeugnis und direkter Behördenübersendung müssen vorab geklärt sein. Ein zweiter Fehler ist die Annahme, jede PDF-Datei sei automatisch verifizierbar. Nur das Original mit gültigem elektronischem Siegel und QR-Code besitzt die vorgesehenen Prüfmerkmale.
Auch technische Voraussetzungen werden leicht unterschätzt. Eine deaktivierte Online-Ausweisfunktion, eine unbekannte PIN, ein nicht NFC-fähiges Gerät oder ein fehlendes BundID-Postfach blockieren den vollständig digitalen Ablauf. Wer erst während eines dringenden Antrags feststellt, dass die PIN fehlt, verliert den Zeitvorteil.
Schließlich sollte das digitale Führungszeugnis nicht mit anderen elektronischen Verwaltungsangeboten verwechselt werden. Das Zentrale Vorsorgeregister speichert beispielsweise keine vollständigen Vorsorgeurkunden, sondern Registrierungsdaten zu Vorsorgedokumenten. Das digitale Führungszeugnis ist dagegen eine konkret ausgestellte PDF-Urkunde, die im BundID-Postfach bereitgestellt wird.
Wann bleibt die Papierform sinnvoll?
Die digitale Variante ist keine Pflicht. Die Papierform bleibt sinnvoll, wenn kein geeigneter elektronischer Ausweiszugang vorhanden ist, der Empfänger ausdrücklich die Papierurkunde verlangt oder der Online-Prozess technisch nicht möglich ist. Ein Antrag kann weiterhin bei der zuständigen Meldebehörde gestellt werden. Dort lässt sich die Identität auch mit einem amtlichen Ausweisdokument nachweisen.
Vor einer Auslandsverwendung sollte besonders genau geprüft werden, welche Form die ausländische Stelle akzeptiert und ob eine Apostille, Überbeglaubigung, Übersetzung oder weitere Bestätigung erforderlich ist. Die schnelle digitale Zustellung ersetzt solche zusätzlichen Formerfordernisse nicht.
Fazit: Schneller Nachweis mit klaren technischen Regeln
Das digitale Führungszeugnis verkürzt seit dem 1. Oktober 2026 den Weg vom Antrag bis zur privaten Vorlage. Antrag, Identifizierung, Bezahlung und Zustellung können vollständig online erfolgen. Das Dokument landet als PDF im Zentralen Bürgerpostfach der BundID und ist durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel sowie einen QR-Code gegen unbemerkte Veränderungen geschützt. Die Gebühr entspricht mit 13 Euro der Papierfassung.
Der größte praktische Nutzen liegt in der schnellen Bereitstellung und der Möglichkeit, das Dokument digital oder ausgedruckt verifizieren zu lassen. Voraussetzung ist jedoch die richtige Zeugnisart. Ein Behördenführungszeugnis folgt einem anderen Zustellweg, ein erweitertes Führungszeugnis benötigt eine schriftliche Aufforderung, und Europäische Führungszeugnisse können länger dauern. Wer Verwendungszweck, eID, PIN, NFC-Gerät, BundID und notwendige Anlagen vorab prüft, vermeidet die meisten Fehler. Die Original-PDF bleibt unverändert und wird nur über einen sicheren Weg an die berechtigte Stelle weitergegeben.
Häufige Fragen zum digitalen Führungszeugnis
Die wichtigsten Einzelfragen betreffen Kosten, Bearbeitungsdauer, Papierform und technische Echtheitsprüfung. Die Antworten beziehen sich auf den amtlichen Stand vom 12. Oktober 2026.
Seit wann gibt es das digitale Führungszeugnis?
Die digitale Ausgabe steht seit dem 1. Oktober 2026 zur Verfügung. Zuvor konnte der Antrag bereits online gestellt werden, das Privatführungszeugnis wurde jedoch weiterhin auf Papier per Post zugestellt.
Was kostet ein digitales Führungszeugnis?
Die Gebühr beträgt 13 Euro und ist damit genauso hoch wie bei der Papierausgabe. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Gebührenbefreiung möglich sein, wenn die dafür erforderlichen Nachweise vorliegen.
Wie lange dauert die digitale Zustellung?
Nach Angaben des Bundesamts für Justiz erfolgt sie im Regelfall innerhalb von 30 Minuten. Bei Europäischen Führungszeugnissen oder notwendigen Prüfungen kann die Bearbeitung länger dauern. Eine garantierte Zustellung innerhalb von 30 Minuten gibt es nicht.
Kann das digitale Führungszeugnis ausgedruckt werden?
Ja. Der Ausdruck kann über den aufgedruckten QR-Code mit der App ZeSI mobile geprüft werden. Für die elektronische Originaldatei dient das qualifizierte elektronische Siegel als Echtheitsnachweis.
Braucht man zwingend ein BundID-Konto?
Für die digitale Zustellung ist ein BundID-Konto erforderlich, weil das PDF an das dortige Zentrale Bürgerpostfach versandt wird. Ein Konto kann laut Bundesamt für Justiz während der Beantragung erstellt werden.
Ersetzt die digitale Ausgabe jedes Führungszeugnis auf Papier?
Nein. Die Papierform bleibt verfügbar. Außerdem werden Führungszeugnisse zur Vorlage bei einer deutschen Behörde direkt an diese Stelle übersandt. Welche Form benötigt wird, richtet sich nach Verwendungszweck und Vorgabe der anfordernden Stelle.
Bildnachweis: „Online-Antrag mit Laptop und Antragsformular“ von Markus Winkler, Pexels-Fotoseite, Foto-ID 4101416, Nutzung gemäß Pexels-Lizenz.
